Pour commencer à vendre des produits et des services dans d’autres pays de l’UE, il est nécessaire de se conformer à une série d’exigences, dont l’inscription au registre des opérateurs intracommunautaires (ROI).

Le ROI est un recensement des entrepreneurs et des professionnels – également connu sous le nom de VIES (VAT Information Exchange System) -, qui peut être consulté sur le site web de l’Agence fiscale lorsque nous allons réaliser des opérations avec des clients de l’Union européenne. C’est très important, car si notre client est un opérateur intracommunautaire, la facture sera soumise et exonérée de TVA.

L’enregistrement auprès du ROI se fait par le biais du formulaire 036, en cochant les cases 582 et 584 de la page 5. Le moment de l’enregistrement peut se faire dès que vous vous êtes inscrit auprès de l’administration fiscale, bien qu’il soit conseillé de le faire plus tard, une fois que vous êtes sûr que vous effectuerez des transactions intracommunautaires. Après l’enregistrement auprès du ROI, l’administration fiscale dispose d’un délai de trois mois pour accepter l’inclusion dans le recensement.

Il est de plus en plus fréquent que les autorités fiscales effectuent des contrôles avant d’accepter l’inscription au ROI afin de vérifier la nécessité d’y figurer. Il est fréquent qu’un inspecteur des impôts se rende au siège de l’entreprise, avec ou sans préavis. Parmi les documents qui sont généralement requis, on trouve :

  • la disposition d’un contrat de location ou d’un autre titre relatif à l’adresse visitée,
  • Livres d’enregistrement de la TVA,
  • un texte expliquant le fonctionnement de l’entreprise,
  • le motif de la demande de ROI, ou
  • la fourniture de factures pro-forma, de contrats, d’e-mails relatifs à des fournisseurs/clients potentiels de l’UE.

Toutes ces actions sont prises comme mesures de prévention de la fraude fiscale.

Une fois la documentation fournie analysée, et s’il n’y a pas d’incident, l’administration fiscale vous inclura dans le ROI et vous attribuera un numéro de TVA composé du préfixe espagnol, ES, suivi du numéro d’identification fiscale (NIF). Si l’administration fiscale rejette votre enregistrement dans le ROI, vous ne pourrez pas émettre ou recevoir de factures exonérées de TVA pour les opérations intracommunautaires.

Une fois enregistré dans le ROI, vous serez obligé de remplir le formulaire 349 avec la fréquence correspondante au volume des transactions intracommunautaires, en décomposant chacune d’entre elles et en indiquant :

  • le NIF-VAT de chaque opérateur ainsi que le code du pays, le nom ou la raison sociale,
  • le type de transaction intracommunautaire et
  • le montant de l’opération.

Ces informations doivent nécessairement coïncider avec les informations fournies dans le formulaire 303 de la TVA pour la même période, ainsi que dans le résumé annuel, formulaire 390.

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Responsable comptable et fiscal