L’administration fiscale espagnole et la trésorerie générale de la sécurité sociale sont les institutions dont les modèles de gestion et de recouvrement sont des exemples à suivre. Depuis l’année 2016, elles émettent au format numérique des notifications administratives à caractère obligatoire et les liquidations de la TVA et autres gestions se présentent sous forme électronique dans les systèmes correspondants de chaque institution (notification électronique en Espagne).
Les progrès réalisés par ces deux institutions depuis quelques années, notamment l’envoi des notifications électroniques obligatoires, permettent de signer de manière électronique des documents comme les liquidations d’impôt, la TVA, la comptabilité, les comptes annuels, etc. Les résultats générés sont plutôt positifs au point que d’autres organismes ont également opté pour ce format numérique.
Réglementation nationale et réglementation européenne
La Loi 39/2015 a imposé que les notifications électroniques soient obligatoires à partir d’octobre 2016. Par conséquent, la loi 39/2015 s’inscrit dans les dispositions établies dans le règlement de l’UE n°910/2014 du Parlement Européen et du Conseil, du 23 juillet 2014, relatif à l’identification électronique et aux services de confiance pour les transactions électroniques sur le marché intérieur. Ce règlement abroge la Directive 1999/93/CE.
Selon cette réglementation, les États qui font partie de l’Union Européenne doivent imposer ces systèmes d’identification électronique notifiés par le biais de la Commission européenne par le reste des États membres, ainsi que les signatures et/ou sceaux électroniques qui figurent dans les listes de confiance d’autres États membres de l’Union.
Cette norme (Loi 39/2015) a intégré des mesures permettant de tester et de prouver la connaissance de la mise à disposition des notifications et également la connaissance de la totalité de leur contenu par le biais du Point d’Accès Général de l’Administration.
La communication et la notification administrative par voie électronique sont-elles obligatoires ?
- Elles sont obligatoires dans le domaine fiscal depuis octobre 2016
- Jusqu’en octobre 2018, elles ne l’étaient pas pour le reste de l’Administration.
- À partir de 2019, les notifications électroniques seront habilitées dans d’autres organismes administratifs comme les mairies, les ministères, etc.
Exceptions :
1. Quand la notification se réalise à l’occasion de la comparution spontanée de l’intéressé ou de son représentant dans les bureaux d’assistance en matière d’enregistrement et qu’il demande la communication ou la notification personnelle à ce moment.
2. Quand, pour assurer l’efficacité de l’action administrative, il est nécessaire de faire envoyer la notification directement par un fonctionnaire de l’Administration auteure de la notification.
3. Dans le cas des personnes physiques qui, du fait de leur capacité économique, leurs habitudes d’utilisation des outils électroniques, leur formation ou autre raison peuvent mener à considérer qu’elles peuvent commettre une infraction à la protection juridique en vigueur, les Administrations peuvent exclure de façon réglementaire l’obligation de leur notifier les actes administratifs par voie électronique.
4. Cela n’est pas non plus obligatoire (c’est même interdit), d’envoyer des notifications dans lesquelles l’acte à notifier est accompagné d’éléments qui ne sont pas susceptibles d’être convertis au format électronique.
Chez ARINTASS, notre équipe d’experts sera ravie de vous aider en cas de doute par rapport à la gestion de la notification électronique en Espagne.
